Świadczenie usług drogą elektroniczną wiąże się z konkretnymi obowiązkami prawnymi: publikacją regulaminu, ujawnieniem danych identyfikacyjnych firmy oraz spełnieniem wymogów RODO. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega e-usługa w rozumieniu ustawy i czego przedsiębiorca musi dopilnować, zanim uruchomi serwis online.
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną weszła w życie 10 marca 2003 roku, tekst jednolity znajduje się pod sygnaturą Dz.U. z 2019 r. poz. 123 (ostatnia nowelizacja: 30 kwietnia 2018 roku). Dokument określa obowiązki usługodawcy, zasady wyłączenia jego odpowiedzialności oraz sposoby ochrony danych osobowych osób korzystających z e-usług.
Naruszenie zapisów ustawy może skutkować karami administracyjnymi nałożonymi przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Na kształt krajowych przepisów wpływają też regulacje unijne, dlatego przedsiębiorca rozpoczynający działalność w sieci powinien traktować tę ustawę jako punkt wyjścia, a nie formalność do odhaczenia.
Świadczenie usługi drogą elektroniczną to wykonywanie usługi bez jednoczesnej obecności stron, na odległość, przez sieć telekomunikacyjną (najczęściej internet), z wykorzystaniem technologii informacyjnej. Usługa jest zautomatyzowana, co oznacza, że nie wymaga udziału człowieka w momencie realizacji, i świadczona na indywidualne żądanie usługobiorcy, który sam decyduje, czy i kiedy z niej skorzysta.
Do e-usług należą produkty w formie cyfrowej: oprogramowanie i jego modyfikacje, pliki multimedialne, dostęp do treści cyfrowych, a także strony umożliwiające lub wspomagające oferowanie usług, na przykład platformy aukcyjne, sklepy internetowe czy serwisy streamingowe. Kategoria obejmuje również odpłatne przekazywanie prawa do wystawiania towaru lub usługi na aukcji za pośrednictwem witryny działającej jako rynek online, strony z aktualnościami i prognozą pogody, gry, grupy dyskusyjne, pocztę elektroniczną i media społecznościowe.
Definicja: e-usługę odróżnia od tradycyjnej usługi wspieranej technologią brak bezpośredniego udziału człowieka w jej realizacji. Konsultacja przez wideorozmowę nie jest e-usługą, bo wymaga obecności drugiej osoby. Sprzedaż towarów fizycznych przez sklep internetowy też nią nie jest, choć sama platforma sklepowa może być e-usługą.
Każdy, kto świadczy usługi drogą elektroniczną, musi udostępnić użytkownikom regulamin przed zawarciem umowy, czyli najczęściej przed założeniem konta w serwisie. Regulamin powinien znajdować się w miejscu łatwo dostępnym, na przykład w stopce strony i w formularzu rejestracyjnym. Jeśli oferta obejmuje produkty fizyczne lub wirtualne, potrzebny jest dodatkowy regulamin sklepu.
Sam dokument nie wystarczy: użytkownik musi zaakceptować regulamin, zaznaczając odpowiedni checkbox, inaczej przedsiębiorca nie udowodni, że regulamin został mu przedstawiony. Wobec osób fizycznych obowiązuje zakaz stosowania klauzul niedozwolonych, czyli postanowień dla nich niekorzystnych. Podmioty prawne tej ochrony nie mają.
Regulamin musi precyzyjnie określać funkcję serwisu i zasady odpłatności: jakie usługi są świadczone, na jakich warunkach oraz jak rozwiązać umowę. Jeśli serwis pozwala użytkownikom udostępniać treści, konieczne są zapisy o prawach autorskich, w tym kto jest ich właścicielem, czy usługodawca może z nich korzystać, w jakim zakresie i przez jaki czas.
Niezbędne są też zapisy dotyczące komunikacji między właścicielem serwisu a użytkownikiem, procedury reklamacyjnej i ochrony danych osobowych. Procedura reklamacyjna musi zawierać konkretny termin rozpatrzenia, zwykle 14 dni, oraz wskazywać konsekwencje naruszeń regulaminu przez użytkownika.
Przedsiębiorca musi udostępnić w sposób łatwy, bezpośredni i stały podstawowe dane identyfikacyjne:
Jeśli działalność wymaga koncesji lub zezwolenia, trzeba podać informacje o organie, który je wydał. Te dane powinny być widoczne na stronie głównej lub w sekcji "O nas" albo "Kontakt", nie w ukrytych zakładkach.
Przedsiębiorca musi stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. Regulamin lub odrębna polityka prywatności powinny zawierać informacje o:
Do tego dochodzi prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych oraz, jeśli wymaga tego charakter działalności, wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych w ramach wdrożenia RODO. Użytkownik musi mieć możliwość cofnięcia zgody na przetwarzanie danych z taką samą łatwością, z jaką ją wyraził.
Regulamin wymaga aktualizacji przy każdej zmianie przepisów, funkcjonalności serwisu lub modelu biznesowego. Przedsiębiorca, który to zaniedba, naraża się na sankcje organów nadzorczych, roszczenia konsumentów i utratę reputacji, a dobrze skonstruowany dokument stanowi też dowód w sporach sądowych, potwierdzający warunki, na jakich zawierano umowę elektroniczną z użytkownikiem.
jedna odpowiedź do “Obowiązki przedsiębiorcy świadczącego usługi drogą elektroniczną”
Myślę sobie, że jak się zakłada firmę – niezależnie od tego, czy ma działać online, czy stacjonarnie – do sporządzenia wszystkich dokumentów trzeba zatrudnić prawnika. Czasami jedno niefortunnie użyte słowo i wiele interpretacji. Po co ryzykować?