Chcesz świadczyć usługi drogą elektroniczną? Zastanawiasz się, jakie obowiązki się z tym wiążą? Co wynika z prawa? Jak przygotować się do prowadzenia działalności opartej na e-usługach? Sprawdź, co jest ważne, gdy oferuje się usługi online.
W związku z rozwojem sieci Internet i możliwością świadczenia usług również drogą elektroniczną, konieczne stało się uchwalenie prawa, które regulowałoby tego typu działalność. Polskie prawo otrzymało stosowne zapisy 18 lipca 2002 roku. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną uchwalona przez Sejm reguluje kwestie prawne związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną. Tekst jednolity znajduje się pod sygnaturą Dz.U. z 2019 r. poz. 123. Dokument wszedł w życie 10 marca 2003 roku i określa obowiązki usługodawcy związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną, zasady wyłączenia jego odpowiedzialności z tytułu tego typu działalności oraz sposoby ochrony danych osobowych osób fizycznych korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną.
Ustawa była nowelizowana wielokrotnie. Ostatnią zmianę wprowadzono 30 kwietnia 2018 roku. Jest to dokument, który nieraz będzie analizowany i poprawiany, dostosowując przepisy do zmieniających się realiów technologicznych oraz oczekiwań rynku. Kluczowe znaczenie mają także regulacje unijne, które wpływają na kształt krajowych przepisów dotyczących e-usług. Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność w sieci powinni zapoznać się z treścią tej ustawy, ponieważ każde naruszenie zapisów może wiązać się z konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Nieznajomość obowiązków wynikających z tej ustawy może skutkować karami administracyjnymi nałożonymi przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
Zgodnie z ustawą, świadczenie usługi drogą elektroniczną to wykonywanie usługi, która jest świadczona bez jednoczesnej obecności stron, czyli na odległość. Dokonywana jest przez sieć telekomunikacyjną, najczęściej przez Internet, z wykorzystaniem technologii informacyjnej. Świadczenie takiej usługi jest zautomatyzowane, co oznacza, że nie wymaga udziału człowieka w momencie realizacji. Należy zaznaczyć, że usługa drogą elektroniczną świadczona jest na indywidualne żądanie usługobiorcy. Oznacza to, że użytkownik sam może zadecydować, czy i kiedy skorzysta z usługi.
Wśród tego typu usług są wszelkiego typu produkty w formie cyfrowej, takie jak oprogramowanie i jego modyfikacje, pliki multimedialne, dostęp do treści cyfrowych. Strona internetowa przedsiębiorstwa umożliwia lub wspomaga oferowanie usług. Usługi online to także możliwość odpłatnego przekazywania prawa do wystawiania na aukcji towaru lub usługi za pośrednictwem witryny internetowej działającej jako rynek online. Przykładem są platformy aukcyjne, sklepy internetowe, serwisy streamingowe, platformy edukacyjne oferujące kursy online.
Usługi elektroniczne obejmują również możliwość korzystania ze stron z aktualnymi wiadomościami, informacjami meteorologicznymi, grami, grupami dyskusyjnymi, pocztą elektroniczną, social mediami. Wspólną cechą wszystkich e-usług jest to, że ich świadczenie odbywa się automatycznie lub z minimalnym udziałem człowieka, a użytkownik inicjuje proces świadczenia usługi samodzielnie przez interfejs elektroniczny. Warto rozróżnić e-usługi od tradycyjnych usług wspieranych technologią — np. konsultacja przez videorozmowę nie jest e-usługą w rozumieniu ustawy, ponieważ wymaga bezpośredniego udziału człowieka. Podobnie sprzedaż towarów fizycznych przez sklep internetowy nie stanowi e-usługi, choć sama platforma sklepowa może być taką usługą.
Skoro wiadomo już, czym są e-usługi i jak prawnie jest to uregulowane, warto odpowiedzieć sobie na pytanie o to, jakie są obowiązki przedsiębiorcy świadczącego usługi drogą elektroniczną. Ma to ogromne znaczenie, bowiem niewłaściwe podejście do tematu może być poważne w konsekwencjach. Sprawy przedsiębiorców w Internecie powinny być tak samo profesjonalnie zorganizowane, jak wszelkie inne kwestie prowadzenia działalności.
Przede wszystkim należy wiedzieć, że każdy, kto świadczy usługi drogą elektroniczną, ma obowiązek udostępniać użytkownikom regulamin. Muszą mieć oni możliwość zapoznania się z nim jeszcze przed podjęciem decyzji o zawarciu umowy, czyli mówiąc prościej — najczęściej przed założeniem konta w serwisie. Regulamin musi być umieszczony w miejscu łatwo dostępnym, najlepiej w stopce strony oraz w formularzu rejestracyjnym. Ponadto należy zaznaczyć, że gdy usługodawca w swojej ofercie posiada także produkty (fizyczne lub wirtualne) konieczny jest dodatkowy regulamin sklepu.
Sam regulamin nie wystarczy. Użytkownik musi zaakceptować regulamin, zaznaczając stosowny checkbox. Inaczej mógłby obstawać przy tym, że nie został mu on przedstawiony. Warto jednak wiedzieć, że w przypadku regulaminu mamy do czynienia z klauzulami niedozwolonymi. Przedsiębiorca nie może narzucać użytkownikowi postanowień dla niego niekorzystnych — dotyczy to wyłącznie osób fizycznych. Podmioty prawne nie są tak chronione.
Regulamin powinien precyzyjnie określać funkcję serwisu oraz zasady odpłatności. Musi wskazywać, jakie konkretnie usługi są świadczone, na jakich warunkach oraz jakie są zasady rozwiązania umowy. Jeśli w ramach serwisu internetowego możliwe jest udostępnianie treści przez użytkowników, wówczas nie można zapomnieć o kwestii praw autorskich. Należy określić, kto jest właścicielem praw do treści zamieszczanych przez użytkowników, czy usługodawca ma prawo do ich wykorzystania, w jakim zakresie oraz przez jaki czas.
Niezbędne są również zapisy dotyczące treści w serwisie, komunikacji pomiędzy jego właścicielem a użytkownikiem, procedury reklamacyjnej czy ochrony danych osobowych. Regulamin powinien wskazywać, w jaki sposób użytkownik może złożyć reklamację, w jakim terminie zostanie ona rozpatrzona oraz jakie są konsekwencje ewentualnych naruszeń regulaminu przez użytkownika. Procedura reklamacyjna musi być jasna i zawierać konkretne terminy — zwykle 14 dni na rozpatrzenie reklamacji.
Przedsiębiorca świadczący usługi drogą elektroniczną zobowiązany jest do udostępnienia w sposób łatwy, bezpośredni i stały podstawowych danych identyfikacyjnych. Muszą być to:
Jeśli działalność wymaga koncesji lub zezwolenia, przedsiębiorca musi podać informacje o organie, który je wydał. Te dane muszą być widoczne na stronie głównej serwisu lub w sekcji „O nas” / „Kontakt” — użytkownik nie może być zmuszony do ich poszukiwania w ukrytych zakładkach.
Zgodnie z przepisami RODO, przedsiębiorca musi stosować właściwe środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. W regulaminie lub w odrębnej polityce prywatności powinny zostać zawarte informacje o:
Przedsiębiorca musi również wdrożyć mechanizmy umożliwiające prawidłowe wdrożenie RODO, w tym prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych oraz wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych, jeśli wymaga tego charakter działalności. Warto pamiętać, że użytkownicy muszą mieć możliwość cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w każdej chwili — i to z taką samą łatwością, z jaką ją wyrażali.
Właśnie z uwagi na złożoność tych wszystkich spraw, ważne jest to, by regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną był przygotowany z należytą starannością. Zlecając to prawnikom można być pewnym, że wszelkie obowiązki ciążące na przedsiębiorcy oferującym usługi świadczone na odległość będą właściwie wykonane. Profesjonalny dokument chroni nie tylko użytkowników, lecz także samego przedsiębiorcę przed roszczeniami wynikającymi z niejasności postanowień umownych.
Regulamin powinien być na bieżąco aktualizowany w miarę zmian przepisów prawnych, rozwoju funkcjonalności serwisu oraz ewolucji modelu biznesowego. Przedsiębiorca, który lekceważy ten obowiązek, naraża się na sankcje ze strony organów nadzorczych, roszczenia konsumentów oraz utratę reputacji na rynku. Dobrze skonstruowany regulamin stanowi także dowód w ewentualnych sporach sądowych — dokumentuje on warunki, na jakich zawierano umowę elektroniczną z użytkownikiem.
jedna odpowiedź do “Obowiązki przedsiębiorcy świadczącego usługi drogą elektroniczną”
Myślę sobie, że jak się zakłada firmę – niezależnie od tego, czy ma działać online, czy stacjonarnie – do sporządzenia wszystkich dokumentów trzeba zatrudnić prawnika. Czasami jedno niefortunnie użyte słowo i wiele interpretacji. Po co ryzykować?