Z roku na rok zwiększa się oferta produktów i usług sprzedawanych przez internet. Do transakcji dochodzi nie tylko między przedsiębiorcą a konsumentem, ale również między partnerami biznesowymi. Dlatego warto wiedzieć, w jaki sposób definiuje się umowę elektroniczną, w jaki sposób można ją zawierać i jakie są jej podstawowe cechy.
Umowa elektroniczna stanowi oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taka forma jest równoważna z umowami zawieranymi pisemnie i pociąga za sobą identyczne konsekwencje prawne. W praktyce oznacza to, że strony mogą skutecznie zobowiązać się do świadczeń bez konieczności osobistego spotkania i fizycznego podpisania dokumentu.
Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy umowa nie posiada bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wtedy przybiera ona bardziej formę ustną, choć bez względu na to może być wykorzystana jako dowód w postępowaniu sądowym. Sąd ocenia wówczas dokument pod kątem wiarygodności źródła, kontekstu wymiany korespondencji oraz możliwości ustalenia tożsamości stron.
Zanim jednak przejdziemy do szczegółowego omówienia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, warto przedstawić zasady zawierania umów drogą mailową lub za pośrednictwem strony www.
Umowy zawierane za pomocą poczty elektronicznej charakteryzują się tym, że określony jest zarówno konkretny nadawca, jak i adresat. W takich przypadkach stosuje się przepisy kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie niektórych praw konsumentów oraz odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny. Korespondencja mailowa pozwala na udokumentowanie procesu negocjacji – każda wiadomość zawiera znacznik czasu oraz adres nadawcy, co ułatwia późniejsze wykazanie momentu zawarcia kontraktu.
Znacznie częściej zdarza się, że oferta udostępniana jest za pomocą strony internetowej dla nieokreślonej liczby odbiorców. Wtedy właściciela sklepu internetowego czy innego przedsiębiorcy obowiązują przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Ponadto nakładany jest na niego obowiązek potwierdzenia złożonej oferty oraz zapewnienia klientowi możliwości poprawienia danych przed finalnym złożeniem zamówienia. Przedsiębiorca świadczący usługi online musi również udostępnić regulamin określający procedurę składania i przyjmowania zamówień, warunki odstąpienia od umowy oraz dane kontaktowe.
Należy podkreślić, że ze względu na brak podpisu elektronicznego, w obu przypadkach umowy nie są równoważne z tymi zawieranymi pisemnie, co ma bezpośrednie konsekwencje prawne. Dokumenty takie stanowią materiał dowodowy w postępowaniu, ale sąd może zakwestionować ich autentyczność lub zaskarżyć moment złożenia oświadczenia woli. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej na ten temat, skontaktuj się z kancelarią specjalizującą się w prawie internetowym.
Co do treści i formy umowy, nie ma żadnych wątpliwości – nie różni się ona zasadniczo od tej zawieranej pisemnie. Najczęściej w jej skonstruowaniu pomaga prawnik, który jednocześnie zabezpiecza interesy klienta oraz dba o zgodność z obowiązującymi przepisami.
Umowa elektroniczna powinna zawierać wszystkie niezbędne elementy, takie jak:
To, czym powinna się wyróżniać, to bezpieczny podpis elektroniczny – bez niego umowa nie będzie mieć pełnej mocy prawnej. Jest to szczególnie istotne w przypadku kontrahentów, którzy warunki współpracy omawiają na odległość. Podpisanie umowy przez internet z użyciem kwalifikowanego podpisu staje się coraz bardziej popularne również w sektorze bankowym i finansowym.
Warto podkreślić, że podpis elektroniczny pod względem prawnym jest tak samo ważny, jak podpis własnoręczny. Stanowią go dane w postaci elektronicznej, które służą do identyfikacji osób składających w ten sposób podpis. Musi on być także zweryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, co gwarantuje jego autentyczność i nienaruszalność treści dokumentu. Certyfikat wydaje zaufany dostawca usług – w Polsce funkcjonuje kilka podmiotów akredytowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji.
Przy czym trzeba zaznaczyć, że nadrzędne akty prawne określają sytuacje, w których nawet bezpieczny podpis elektroniczny jest niewystarczający – wtedy umowa musi być opatrzona własnoręcznie wykonanym podpisem. Dotyczy to między innymi:
W takich przypadkach forma elektroniczna, nawet z kwalifikowanym podpisem, nie zastąpi wymogu ustawowego dotyczącego formy pisemnej z podpisem własnoręcznym. Niedochowanie wymaganej formy skutkuje nieważnością czynności prawnej lub niemożnością udowodnienia faktu zawarcia umowy.
2 komentarze do “Umowa elektroniczna – jak konstruować, co musi zawierać?”
Dziękuję za przypomnienie. Wciąż nie mam tego elektronicznego podpisu, a to się faktycznie okazuje bardzo przydatne. Tylko skąd ja go mogę wziąć?
Podpis elektroniczny chyba można wyrobić przez ePUAP, ale pewności nie mam, bo sama miałam w tym trudności, i żeby załatwić jakieś sprawy po prostu loguję się przez swoją bankowość.